Datenschutz in der Hausverwaltung: Karin Ladler und Datenschutzbeauftragter Manuel Schmöllerl

Wir schreiben Datenschutz groß – das ändert sich für Sie

Persönliche Daten dürfen nie in die falschen Hände kommen. Deshalb haben wir viele Vorsichtsmaßnahmen getroffen, um Ihre Daten zu schützen – sowohl online als auch offline. Das bringt auch für Sie ein paar kleine Änderungen mit sich.

Am besten schützt man Daten, indem man so wenige wie möglich sammelt. Als Hausverwaltung hat man es da etwas schwerer. Schließlich erfassen und verarbeiten wir zahlreiche Namen, Adressen, Kontonummern und vieles mehr. Ohne diese Informationen könnten wir nicht einmal unseren Job machen.

Dazu kommen noch gesetzliche Aufbewahrungspflichten, um die wir auch nicht herumkommen. Sie sehen – Datenschutz ist für Hausverwalter eine besonders knifflige Angelegenheit. Wir haben deshalb einen eigenen Datenschutzbeauftragen engagiert, der für die Datensicherheit bei Karin Ladler Immobilien verantwortlich ist. An dieser Stelle heißen wir Manuel Schmöllerl herzlich willkommen!

Ihre Unterschrift ist gefragt!

Mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ändern sich für uns – und für Sie – ein paar Kleinigkeiten. Zum Beispiel müssen Sie als Hauseigentümer jetzt schriftlich einwilligen, dass wir Ihre Daten verarbeiten dürfen, damit wir auch weiterhin für Sie arbeiten können.

Aber auch als Mieter müssen Sie schriftlich einwilligen, dass wir zum Beispiel bei einem Schadensfall in Ihrer Wohnung Ihre Telefonnummer an Professionisten und/oder die Versicherungsgesellschaft weitergeben dürfen. Wahrscheinlich haben Sie unseren Datenverarbeitungs-Vertrag bereits erhalten. Falls Sie noch nicht die Zeit hatten, dieses Formular auszufüllen und zurückzusenden, holen Sie das bitte möglichst bald nach.

Verschlüsselte E-Mails

Wie Sie bestimmt wissen, sind herkömmliche E-Mails ungefähr so sicher wie eine Postkarte. Also gar nicht. Ihr E-Mail-Anbieter und viele andere können alle Inhalte und Dateianhänge lesen. Deshalb versenden wir sensible Dokumente in Zukunft ausschließlich verschlüsselt. Aber keine Sorge, Sie müssen kein eigenes Programm installieren, um unsere E-Mails lesen zu können.

Wir haben für Sie die einfachste Möglichkeit gefunden! Übrigens: Nachdem das Briefgeheimnis in Österreich bald aufgeweicht wird, sind PGP-verschlüsselte E-Mails demnächst wesentlich sicherer. Und Sie müssen nicht einmal das Haus verlassen, um sie zu bekommen. Im nächsten Absatz erklären wir, wie das Ganze funktioniert.

So können Sie E-Mails von Karin Ladler Immobilien öffnen und lesen

Wir verwenden für unserere verschlüsselten E-Mails den Dienst Startmail.com. Wenn wir Ihnen in Zukunft sensible Unterlagen zusenden, erhalten Sie eine E-Mail von unserer E-Mail-Adresse imla@startmail.com. In dieser Nachricht ist nur ein Link enthalten, der Sie zur eigentlichen E-Mail auf einen sicheren Server bringt. Dort geben Sie Ihr Passwort ein (das wir Ihnen noch gesondert zusenden), können die E-Mail öffnen, lesen, Dateianhänge herunterladen und natürlich antworten.

Ihre Antwort an uns ist dann ebenfalls verschlüsselt, sodass sie niemand außer Ihnen und uns lesen kann. Selbst, wenn Sie selbst eine unsichere E-Mail-Adresse verwenden (wie zum Beispiel gmail, gmx, Yahoo o.ä., erfährt Ihr Anbieter niemals, welche Inhalte zwischen Ihnen und uns versendet werden.

Hinweis: Falls Sie bereits PGP verwenden, können Sie unseren öffentlichen Schlüssel von unserer Kontakt-Seite downloaden und uns jederzeit eine verschlüsselte E-Mail senden. Bitte fügen Sie Ihren eigenen öffentlichen Schlüssel hinzu, damit wir Ihnen auch antworten können!

Unsere Webseite

Unsere Webseite hat einen rein informativen Charakter. Wir wollen Ihnen nichts verkaufen, sondern Ihnen möglichst umfangreiche Informationen über unser Unternehmen und allgemeine Tipps liefern. Deshalb haben wir uns auch entschlossen, keine Tracking-Cookies einzusetzen. Wenn Sie unsere Webseite besuchen, wissen wir weder wer Sie sind, noch von wo Sie sind noch wie lange Sie sich auf welcher Unterseite aufhalten.

Die Verbindung zwischen Ihrem Browser und unserer Webseite ist SSL/HTTPS-verschlüsselt. Dadurch ist auch jede Kommunikation (z. B. über ein Kontaktformular) privat und kann von niemandem mitgelesen werden. Selbstverständlich verwenden wir Ihre Angaben nur für den Zweck, der im Kontaktformular angegeben ist. Näheres finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Datenschutz im Büro

In unserem Büro lagern viele sensible Daten, die wir für unsere tägliche Arbeit brauchen – sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form. Die ausgedruckten Dokumente verwahren wir in einem verschlossenen Schrank, sodass kein Unbefugter darauf Zugriff hat. Für die elektronisch gespeicherten Daten haben wir viele Vorsichtsmaßnahmen getroffen.

Wir haben unsere gesamte Software auf ein neues, datenschutzkonformes System umgestellt, das auch die Verbindung zu unserer Hausbank einschließt. Das gesamte System ist natürlich passwortgeschützt. Alle Mitarbeiter wurden geschult und sensibilisiert und auch unsere Subunternehmen wurden aufgeklärt und geschult, sodass es zu keinen Datenschutz-Verstößen kommen kann.

Sie sehen also, Ihre Daten sind – genau wie Ihre Immobilien – bei uns in den besten Händen.